Kategoria: Kokoustilat

Frami tarjoaa monipuolisen valikoiman erilaisia kokoustiloja muutaman henkilön tiimityötilasta 60 henkilön pienoisseminaaritilaan. Toki myös auditorioita tarjolla aina 400 henkilön tilaisuutta varten.  
Tässä vinkkejä siihen, millainen on hyvä kokoustila. Mieti näitä, kun vertailet paikkoja. 

Riittävä koko: Kokoustilan tulisi olla riittävän suuri, jotta kaikki osallistujat mahtuvat mukavasti istumaan. Tilan koolla on merkitystä myös kokouksen tunnelman kannalta – avarassa tilassa on yleensä helpompi hengittää ja tuntea olonsa mukavaksi.

Hyvä valaistus: Hyvä kokoustila on riittävän valaistu, jotta kaikki osallistujat näkevät selvästi toisensa ja kokouksen aikana esitettävät materiaalit. Valaistus voi olla joko luonnonvaloa tai keinotekoisia valoja, mutta sen tulee olla miellyttävä silmille ja kirkas.

Hyvä akustiikka: Hyvä kokoustila on myös hiljainen ja akustisesti miellyttävä. Tilassa ei saisi olla liikaa kaikua tai taustamelua, jotka voivat häiritä keskustelua ja heikentää kuuluvuutta.

Tarvittavat laitteet ja teknologia: Hyvässä kokoustilassa on tarvittavat laitteet ja teknologia: projektori ja screen/iso näyttö, tietokone, mikrofoni, videokokousteknologia. Laitteiden tulee olla helppokäyttöisiä ja toimivia.

Mukavat istuimet: Hyvät istuimet ovat tärkeä osa mukavaa kokousympäristöä. Istuimien tulisi olla mukavia ja ergonomisia, jotta niissä voi tarvittaessa istua pitkäänkin.

Tarvittava yksityisyys: Hyvä kokoustila tarjoaa tarvittavan yksityisyyden, jotta osallistujat voivat keskustella vapaasti ja turvallisesti. Tilan tulisi olla riittävän eristetty hälystä ja melusta.

Tässä muutamia vinkkejä. Kokoustilan valinnassa on tärkeää ottaa huomioon kokouksen tarkoitus ja osallistujamäärä sekä huolehtia, että tila on varattu sopivaan ajankohtaan ja että kaikki tarvittavat varusteet ovat saatavilla.

Tule Framiin tutustumaan. Meillä on tarjolla kaikki tarvittava hyvään kokoukseen. 

Lisätietoja: Marika Puhilas, 020 124 4010, kokouspalvelut@frami.fi

Työelämämme on täynnä kokouksia. Sisäisiä palavereita, asiakaspalavereita, koulutuksia, webinaareja. Kuinka usein tulee mietittyä, millainen on hyvä kokous.

Tässä vinkkejämme kokouksen järjestäjälle:

1. Määritä kokouksen tavoitteet ja agendat: Ennen kokouksen järjestämistä määritä tarkasti kokouksen tavoitteet ja agendat. Kirjoita ne ylös ja jaa ne kokouksen osallistujille etukäteen, jotta he voivat valmistautua ja olla valmiina keskusteluun.
2. Aikatauluta kokous oikein: Määritä sopiva kesto kokoukselle, jotta jokaiselle käsiteltävälle asialle jää tarpeeksi aikaa. Pidä myös mielessä osallistujien aikataulut, jotta voit valita sopivan ajan ja varmistaa heidän osallistumisensa.
3. Kutsu oikeat ihmiset kokoukseen: Varmista, että kokouksessa on oikeat ihmiset, jotka voivat auttaa saavuttamaan kokouksen tavoitteet. Kutsu vain tarvittavat ihmiset ja varmista, että kaikki ovat tietoisia kokouksen tavoitteista.
4. Valmistele kokouksen materiaalit: Laadi tarvittavat materiaalit, kuten esitykset, raportit ja muut dokumentit, joita tarvitaan keskustelun aikana. Jaa ne etukäteen osallistujille, jotta he voivat valmistautua ja olla valmiina keskusteluun.
5. Huolehdi teknisistä järjestelyistä: Varmista, että videokokous- tai konferenssipalvelut toimivat moitteettomasti. Testaa kaikki tekniset laitteet ja varmista, että kaikki osallistujat tietävät, miten niihin käytetään.
6. Seuraa aikataulua ja pitäydy agendassa: Pitäydy agendassa ja seuraa aikataulua, jotta kokous ei veny liian pitkäksi eikä keskustelu mene turhiin aiheisiin. Huolehdi siitä, että jokainen osallistuja saa mahdollisuuden ilmaista mielipiteensä, mutta pidä keskustelu kurissa ja suunnattuna kokouksen tavoitteisiin.
7. Päätä kokous sopimalla jatkotoimista: Kokouksen päätteeksi varmista, että jokainen tietää, mitä on sovittu ja mitä tapahtuu seuraavaksi. Kirjaa ylös päätökset ja sovitut tehtävät ja jaa ne osallistujille, jotta kaikki tietävät, mitä on sovittu. 

Noudattamalla näitä vinkkejä voit järjestää tehokkaan ja tuottavan kokouksen. 

Sopivia tiloja kokouksellesi löydät Framista. Tutustu ja varaa.
 

Tapahtumien suunnittelu saattaa isompien valtakunnallisten tilaisuuksien osalta alkaa jo paria vuotta aikaisemmin tilaisuutta. Saamme asiakkaalta tarjouspyynnön useimmiten sähköpostilla tai puhelimella. Tässä vaiheessa käymme läpi tapahtuman mahdollista ajankohtaa, henkilömäärää, mitkä mahdolliset tilat tapahtumalle sopisivat, tapahtuman kohderyhmää sekä mahdollisten lisäpalvelujen tarvetta. Tämän jälkeen päästään tarjouksen tekoon.

Mistä tarjous sitten muodostuu?

• tilavuokrasta
• lisätekniikasta
• tarjoiluista
• somistuksesta
• palveluista (teknikot, eteispalvelu, järjestyksenvalvonta, kokoustuki, valokuvaaja, parkkiliput, bussikuljetus jne.)
• oheisohjelmasta: esim. musiikkiesitykset

Tarjous pitää sisällään aina myös voimassaolopäiväyksen sekä varausehdot.

Tarjouksen lähettämisen jälkeen saamme usein lisäkysymyksiä asiakkaalta, mahdollisia lisätarjouspyyntöjä palvelujen osalta sekä pyyntöjä pohjakarttojen lähettämisestä mitoilla asiakkaalle. Usein lähetämme myös lisäkuvia tiloista, joista asiakas on kiinnostunut.

Tässä vaiheessa viimeistään asiakas tahtoo tulla tutustumaan tiloihin. Tutustumisen yhteydessä asiakas useimmiten osaa kertoa meille hyväksyykö tarjouksen vai ei. Hyväksymisen jälkeen lähetämme asiakkaalle päivitetyn vahvistuksen tarjouksesta ja yhteistyökumppaneillemme vahvistukset heiltä tilatuista palveluista sekä tuotteista.

Isoimpien tapahtumien osalta yleensä noin 5-6 kuukautta ennen tilaisuutta pidetään ensimmäinen palaveri, jossa käydään läpi tapahtuman kulku sekä alustava aikataulu. Sovitaan rakentamisaikataulut sekä mahdollisten ennakkoon lähetettävien materiaalien saapumisajankohdat ja takaisin lähetysajat.

Asiakkaan kanssa pidetyn palaverin jälkeen lähetämme yhteistyökumppaneille tiedot rakentamisaikatauluista sekä alustavat tiedot tapahtuman ohjelmasta aikatauluineen. Tämän jälkeen ennen tapahtumaa saatetaan pitää asiakkaan kanssa muutamia palavereita, hoitaa järjestelyjä puhelimella sekä sähköpostilla.

Noin kahta tai kolmea viikkoa ennemmin tapahtumaa käydään yksityiskohdat vielä läpi tilaisuuden osalta. Vahvistetaan aikataulut ja informoidaan yhteistyökumppaneita. Tässä vaiheessa tilaamme myös mahdolliset lisäsiivoukset tiloihin. Tapahtuman osallistujamäärät vahvistetaan yleensä n. 10 päivää ennen tilaisuutta.

Edellisenä päivänä tai iltana valmistelemme omalta osaltamme tilat valmiiksi tapahtumaa varten. Tapahtumapäivänä olemme ottamassa asiakaan vastaan ennen tapahtuman alkua ja käymme vielä tapahtuman aikataulutuksen sekä tilat läpi.

Tapahtuma voi alkaa!

Kysy tarjousta: Marika Puhilas, kokouspalvelut@frami.fi