Vinkkejä kokouksen järjestäjälle 

Työelämämme on täynnä kokouksia. Sisäisiä palavereita, asiakaspalavereita, koulutuksia, webinaareja. Kuinka usein tulee mietittyä, millainen on hyvä kokous.

Tässä vinkkejämme kokouksen järjestäjälle:

1. Määritä kokouksen tavoitteet ja agendat: Ennen kokouksen järjestämistä määritä tarkasti kokouksen tavoitteet ja agendat. Kirjoita ne ylös ja jaa ne kokouksen osallistujille etukäteen, jotta he voivat valmistautua ja olla valmiina keskusteluun.
2. Aikatauluta kokous oikein: Määritä sopiva kesto kokoukselle, jotta jokaiselle käsiteltävälle asialle jää tarpeeksi aikaa. Pidä myös mielessä osallistujien aikataulut, jotta voit valita sopivan ajan ja varmistaa heidän osallistumisensa.
3. Kutsu oikeat ihmiset kokoukseen: Varmista, että kokouksessa on oikeat ihmiset, jotka voivat auttaa saavuttamaan kokouksen tavoitteet. Kutsu vain tarvittavat ihmiset ja varmista, että kaikki ovat tietoisia kokouksen tavoitteista.
4. Valmistele kokouksen materiaalit: Laadi tarvittavat materiaalit, kuten esitykset, raportit ja muut dokumentit, joita tarvitaan keskustelun aikana. Jaa ne etukäteen osallistujille, jotta he voivat valmistautua ja olla valmiina keskusteluun.
5. Huolehdi teknisistä järjestelyistä: Varmista, että videokokous- tai konferenssipalvelut toimivat moitteettomasti. Testaa kaikki tekniset laitteet ja varmista, että kaikki osallistujat tietävät, miten niihin käytetään.
6. Seuraa aikataulua ja pitäydy agendassa: Pitäydy agendassa ja seuraa aikataulua, jotta kokous ei veny liian pitkäksi eikä keskustelu mene turhiin aiheisiin. Huolehdi siitä, että jokainen osallistuja saa mahdollisuuden ilmaista mielipiteensä, mutta pidä keskustelu kurissa ja suunnattuna kokouksen tavoitteisiin.
7. Päätä kokous sopimalla jatkotoimista: Kokouksen päätteeksi varmista, että jokainen tietää, mitä on sovittu ja mitä tapahtuu seuraavaksi. Kirjaa ylös päätökset ja sovitut tehtävät ja jaa ne osallistujille, jotta kaikki tietävät, mitä on sovittu. 

Noudattamalla näitä vinkkejä voit järjestää tehokkaan ja tuottavan kokouksen. 

Sopivia tiloja kokouksellesi löydät Framista. Tutustu ja varaa.